Datenschutz in Kindertagesstätten

Hier finden Sie Hinweise zum Datenschutz in Kindertagesstätten. Die Sammlung steht erst am Anfang und wird nach und nach erweitert, besuchen Sie deshalb diese Seite regelmäßig, um auf dem neuesten Stand zu bleiben. (Stand 7.10.2020)

Einführung: Sozialdatenschutz in Einrichtungen der freien Jugendhilfe, insbesondere Kindertagesstätten

Im Zusammenhang mit Ihrer haupt- oder ehrenamtlichen Tätigkeit in einer katholischen Einrichtung der freien Kinder- und Jugendhilfe im Bistum Limburg, insbesondere als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter oder als Elternbeirätin/beirat in einer katholischen Kita, haben Sie auch Zugang zu Sozialdaten i.S.d. § 67 Abs. 2 SGB X.

Sozialdaten sind personenbezogene Daten, die von einer in § 35 SGB I genannten Stelle oder einer gleichgestellten Stelle im Hinblick auf ihre Aufgabenerfüllung verarbeitet werden.

Die Vorschriften zum Sozialdatenschutz gelten für katholische Kitas gemäß der „Anordnung über den Sozialdatenschutz in der freien Jugendhilfe in kirchlicher Trägerschaft“ mit Wirksamkeit ab dem 1.3.2004 entsprechend.

Für die Verarbeitung von Sozialdaten durch die Kitas der Kirchengemeinden als freie Träger gilt daher das Sozialgeheimnis i.S.d. § 35 SGB I. Das Sozialgeheimnis sieht einen strengen Schutz von Sozialdaten vor. Dies beinhaltet insbesondere den Anspruch der Betroffenen, dass die sie betreffenden Sozialdaten nicht unbefugt verarbeitet werden. Die Wahrung des Sozialgeheimnisses umfasst ferner die Verpflich-tung, auch innerhalb des Leistungsträgers sicherzustellen, dass die Sozialdaten nur Befugten zugänglich sind oder nur an diese weitergegeben werden.

Bitte achten Sie daher strengstens darauf, dass Sozialdaten nur von den Personen verarbeitet werden, die hierzu befugt sind.

Die Erhebung, Speicherung, Veränderung, Nutzung, Übermittlung, Einschränkung der Verarbeitung und Löschung von Sozialdaten ist nur zulässig, soweit die §§ 67a ff. SGB X oder eine andere Rechtsvorschrift im SGB X oder in den §§ 61 bis 68 SGB VIII dies erlauben oder anordnen. Die Übermittlung von biometrischen, genetischen oder Gesundheitsdaten ist ferner nur zulässig, soweit eine gesetzliche Übermittlungsbefugnis nach den §§ 68 bis 77 SGB X oder eine andere gesetzliche Befugnis aus dem SGB X oder dem SGB VIII vorliegt.

Bitte achten Sie darauf, dass auch für die Übermittlung von Auskünften an Polizeibehörden, Staatsanwaltschaften, Gerichte und Behörden der Gefahrenabwehr besondere Vorschriften gelten (§§ 68, 73 SGB X) und auch in diesen Fällen nur die Auskünfte erteilt werden, zu denen die Kitas als freie Träger gesetzlich befugt sind.

Weitere Erläuterungen und informationen zu gesetzlichen Vorschriften des Sozialdatenschutzes und anderer Regelungen, die in der Kita zu beachten sind finden Sie unter der Rubrik "Gesetze, Verordnungen und sonstige Regelungen zum Datenschutz im Bistum Limburg."

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Diese Hinweise haben den Charakter von Empfehlungen an den für den Datenschutz verantwortlichen Kita-Träger. Bei einer für Mitarbeitende verpflichtenden Umsetzung vor Ort sind die Vorschriften der MAVO zu beachten. Richten Sie gerne Ihre Kritik und Ihre Fragen an mich.

Rechtsgrundlagen:

Die DSGVO ist nicht anwendbar, aber sie enthält Öffnungsklauseln. Deswegen gelten in kath. Kitas:

• Gesetz über den kirchlichen Datenschutz (KDG)
• Anordnung über den Sozialdatenschutz in Kinder- und Jugendhilfeeinrichtungen des Bistums 2004
• Sozialdatenschutz nach SGB I, SGB VIII, SGB X, HessKJGB, KitaG-RLP
• Durchführungsverordnung zum KDG (KDG-DVO)

Sonstige Grundlagen:

• Regelungen im Betreuungsvertrag (u.a. Verweis auf Konzeption)
• Konzeption (aktuell gültige Version) entsprechend der Betriebserlaubnis
• Individuelle Einwilligungserklärungen

Grundsätzliches:

• auch mit Einwilligung müssen Aufnahmen in bloßstellenden und ehrverletzenden Situationen unterbleiben und dürfen auch nicht veröffentlicht werden (§ 201a StGB). Es sollte auch kein Foto gemacht werden, wenn der Teilnehmer in der konkreten Fotosituation signalisiert, dass er jetzt nicht fotografiert werden möchte, es sei denn, gerade diese Abbildung ist zwingend erforderlich.
• Fotos dürfen ausschließlich mit Geräten der Kita gemacht werden, nicht jedoch mit dem privaten Handy oder der privaten Kamera.
• Achtung bei Einwilligungen: Diese können widerrufen werden und müssen verwaltet werden.
• Datenverarbeitung, die zur Erfüllung des Bildungs-, Erziehungs- und Betreuungsauftrages erforderlich ist, erfolgt auf gesetzlicher Grundlage, nicht auf Basis einer Einwilligung.
• Fotografieren im Kita-Alltag durch Dritte (z.B. Eltern, Besucher) ist zum Schutz vor möglichen Datenschutzverletzungen zu untersagen (z.B. über Aushang kenntlich machen und im Elternbrief/ in Elternbeiratssitzungen erläutern.
• Fotografieren im Kita-Alltag durch Mitarbeiter*innen mit privaten Geräten und/oder zu nicht dienstlichen Zwecken ist ebenfalls zum o.g. Schutz zu untersagen.
• Schulungen zum Datenschutz für Mitarbeiter*innen sind anzustreben.
• Überprüfen auf Vorliegen der Verpflichtungserklärung nach § 5 KDG (Datengeheimnis). Diese muss von allen in der Kita tätigen Personen, inkl. Elternbeirat unterschrieben sein.

Umgang mit Fotos

• Klärung: sind die Fotoaufnahmen zur Erfüllung des pädagogischen Auftrages erforderlich (gemäß SGB VIII, HessKJGB und BEP/KitaG-RLP, Kita-Konzept sowie günstigstenfalls im Vertrag). Wenn ja, ist keine Einwilligung notwendig, wenn nein-Einwilligungserklärung.
• Kamera in einem verschlossenen Schrank aufbewahren, SD-Karte regelmäßig formatieren.
• PC mit einem Passwort versehen sowie die Festplatten verschlüsseln (z.B. BitLocker)
• Regelmäßige Datensicherung über sichere Cloud oder eine verschlüsselte externe Festplatte
• Vollständige Löschung (unwiderruflich) nach Zweckverwendung, Löschung dokumentieren (z.B. alle 3 Monate).

Umgang mit Videos

• besondere Vorsicht, da Tonaufnahmen dort festgehalten werden und eine Tonaufnahme ohne Einwilligung strafbar ist (§ 201 StGB).- Einwilligungserklärung notwendig.
• Falls die Videoaufnahmen ein wesentlicher Aspekt der Konzeption sind, z.B. Marte-Meo-Kita, kann dies auf Grundlage des Betreuungsvertrages, der Beschreibung in der Konzeption der Kita im Zusammenhang mit der Betriebserlaubnis ohne weitere Einwilligungserklärungen erfolgen. Das muss aber im Vertrag und dem Konzept sehr gut beschrieben werden. Bitte beim DSB nachfragen.

Aufbewahrung von personenbezogenen Daten:

• Grundsatz: Die Fotodateien und Bild-Tonaufnahmen werden direkt nach Zweckerfüllung gelöscht.
• Betreuungsverträge/ Elternbeiträge bis zu 10 Jahren und 6 Monaten (Verpflichtung wg. der Abgabenordnung)
• Gesprächsdokumentationen, Entwicklungsberichte, bzw. -dokumentation, Gruppentagebücher (zur Rechtsverteidigung z.B. Schadensersatzansprüche möglich als Recht-keine Pflicht, wg. Verjährung von 3-10 Jahren).
• Anmerkung: Derzeit wegen laufender Prüfung von Rechtsfragen, Dokumente erst nach Rücksprache mit der Fachberatung löschen/vernichten.

Großveranstaltungen/ Feste:

• Verwendung für Öffentlichkeitsarbeit: Einwilligungserklärung oder Modelvertrag (dieser kann nicht widerrufen werden, Wirksamkeit aber nur mit Gegenleistung, Lösung z.B. über Verzicht auf Leistung über Spende der Leistung oder Einräumung der Nutzungslizenz an den Fotos für Eltern)
• Verwendung für interne Zwecke- nur mit Einwilligungserklärung
• Fotos durch Eltern: diese dürfen nach Entscheidung der Kita fotografieren- Hinweis zum Datenschutz und Persönlichkeitsrechten: nur für Privatzwecke, nicht zur Weiterverbreitung oder Veröffentlichung ohne Einwilligung, Aufnahmen dürfen keine bloßstellenden oder ehrverletzenden Situationen darstellen. Die Verantwortlichkeit für den richtigen Umgang mit Datenschutz und Bildrechten liegt bei den Eltern. Eltern/Elternbeirat hierüber immer wieder sensibilisieren.

Portfolioarbeit:

• Keine Einwilligung für Fotos notwendig sofern die Kitas im Betreuungsvertrag und im Konzept Beobachten und Dokumentieren festgelegt haben. Deutlicher wird es in Hessen noch, wenn nach den entsprechenden Grundsätzen des Hessischen BEP gearbeitet und die Qualitätspauschale gewährt wird.
• Ansonsten: Einwilligungserklärung für andere Zwecke
• Aufbewahrung im Gruppenraum, es muss kein verschlossener Schrank sein
• Unwiderrufliche Löschung von Bilddateien nach Übergabe des Portfolios an die Familie
• Vornamen/Bilder von (anderen) Kindern können dort aufgeführt werden- sofern sie für den Zweck notwendig sind- nicht als Erinnerungsalbum (ansonsten Einwilligung)

Fotos an das Jugendamt

• Fotos bei Verdacht auf Kindeswohlgefährdung für interne Dokumentation zulässig, wenn erforderlich
• Weitergabe an das Jugendamt unter Wahrung des Verfahrens nach §8a
• Randanmerkung: Anvertraute Daten (SGB VII, §65) ebenso nur nach Verfahren §8a weitertragen.

Online-Übermittlung

• Notwendigkeit und Zweck bedenken
• Messenger-Dienst: Alternative zu WhatsApp: Ginlo.net - mit Business-Lizenz über Diensthandy (für Kita kostenpflichtig, für Eltern kostenfrei)
• Daten/ Fotos nicht über E-Mail, da die Übersendung nicht mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erfolgt.
• Übermittlung über eine sichere Cloud, über Link mit passwortgeschütztem Download möglich oder Verschlüsselung des Datei-Anhangs und sichere Passwortübermittlung an Empfänger (manche Systeme weisen aber verschlüsselte Anhänge zurück).

Einwilligungserklärungen:

• Möglichst im Detail den beabsichtigten Zweck formulieren (demjenigen, der unterschreibt muss klar werden, was mit dem Foto/Video geschieht (z.B. Fotos im Internet sind „weg“!)
• Hinweis, dass diese jederzeit für die Zukunft widerrufen werden kann.
• Name der fotografierten Person, Datum, Unterschrift (bei Minderjährigen der Sorgeberechtigten- beide)
• Einverständniserklärung muss freiwillig erfolgen
• Ggf. Verzicht auf Entgeltansprüche
• Datenschutzerklärung (Ausführung, warum und wofür werden die Daten erhoben) nach KDG §15, individuell nach Zweck und Kita-Vertrag (teilweise noch nicht vorhanden), wenn er fehlt ist das zwar ein Verstoß hat aber keine Auswirkungen auf Wirksamkeit der Datenverarbeitung

Online-Anbieter zur Entwicklung der Fotos

• z.B. Cewe, Rossmann, DM oder andere seriöse Anbieter
• Unabhängig ob per Anbieter-Software oder direkt online zulässig
• Nach Auftragsdurchführung, Bilder auf dem Portal wieder löschen

Fotos in der Kita durch Eltern/ durch Dritte

• Ist durch die Kita zu untersagen (neben den Schutz der Kinder auch Beschäftigtendatenschutz)

Fotos im Flurbereich

• Fotodokumentationen aus dem pädagogischen Alltag- ohne Einwilligung möglich
• Fotos und Name am Kleiderhaken- ohne Einwilligung möglich
• Nach Zweckerfüllung löschen

Fotograf in der Einrichtung

• Beauftragung über die Eltern, so können Datenschutzregelungen, Urheberrechtsangelegenheiten, Vertragsabschlüsse, Vergütung durch die Kita vermieden werden
• Kita gestattet lediglich das Fotografieren auf dem Kita-Gelände